KSeF w warsztacie samochodowym
MechanikPilot wysyła faktury do Krajowego Systemu e-Faktur sam – zaraz po wystawieniu. Bez osobnego programu, bez przepisywania i bez pliku XML w ręku.
Jak to działa
- Wystawiasz fakturę jak zawsze – ze zlecenia albo zbiorczo do WZ za miesiąc.
- MechanikPilot tworzy plik FA(3) – w aktualnym schemacie Ministerstwa Finansów (FA(3) wersja 1-0E), z NIP-em nabywcy, stawkami VAT, terminem płatności, numerem rachunku i dopiskiem MPP, gdy jest potrzebny.
- Serwer wysyła fakturę do KSeF Twoim tokenem KSeF: szyfruje ją zgodnie z dokumentacją API KSeF 2.0 i otwiera sesję interaktywną.
- KSeF nadaje numer – zwykle w kilka sekund. Numer KSeF zapisuje się przy fakturze.
- Klient dostaje PDF z kodem QR – wydruk ma numer KSeF i kod QR (KOD I), którym każdy sprawdzi fakturę w KSeF.
Jak włączyć KSeF – 3 kroki
- Na ksef.podatki.gov.pl zaloguj się do Aplikacji Podatnika KSeF i wygeneruj token z uprawnieniem do wystawiania faktur.
- W MechanikPilot otwórz Ustawienia → KSeF, wybierz środowisko, wklej token i kliknij „Zapisz i sprawdź token”. Program najpierw loguje się nim do KSeF i dopiero wtedy go zapisuje.
- Zaznacz Produkcyjne i zapisz. Od tej chwili faktury dla firm idą do KSeF same. Wcześniej możesz spokojnie przećwiczyć wszystko w środowisku testowym.
Token może zapisać tylko właściciel albo księgowa. Jest przechowywany na serwerze w postaci zaszyfrowanej i aplikacja go nie wyświetla. Token możesz w każdej chwili unieważnić w Aplikacji Podatnika KSeF.
Czego MechanikPilot jeszcze nie robi
- Tryb offline24 z kodem QR „KOD II” – nie wystawiamy faktur offline. Gdy KSeF nie działa, faktura czeka w kolejce i dostaje numer po powrocie systemu.
- Faktury zaliczkowe w KSeF – zaliczkę rozliczasz fakturą proforma (nie jest fakturą VAT), a wpłatę uwzględniamy na fakturze końcowej. Jeśli przyjmujesz zaliczki od firm, ustal sposób dokumentowania z księgową.
- Pobieranie faktur zakupowych z KSeF – faktury od dostawców odbierasz na razie w KSeF albo w programie księgowej.
Pytania o KSeF
Od kiedy warsztat musi wystawiać faktury w KSeF?
Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek dotyczy większości przedsiębiorców (najwięksi – od 1 lutego 2026 r.). Do końca 2026 r. mali przedsiębiorcy mogą wystawiać faktury poza KSeF, jeśli łączna wartość sprzedaży na fakturach nie przekracza w miesiącu 10 000 zł. Aktualne terminy podaje Ministerstwo Finansów na ksef.podatki.gov.pl.
Czy faktury dla osób prywatnych też muszą iść do KSeF?
Nie. Ministerstwo Finansów wskazuje, że faktury dla konsumentów nie muszą być wystawiane w KSeF – można to robić dobrowolnie. W MechanikPilot włączasz to jednym polem w Ustawieniach → KSeF. Domyślnie do KSeF idą tylko faktury dla firm z NIP.
Skąd wziąć token KSeF?
Logujesz się do Aplikacji Podatnika KSeF na ksef.podatki.gov.pl (na przykład przez login.gov.pl, Profil Zaufany albo podpis kwalifikowany), wchodzisz w Tokeny i generujesz token z uprawnieniem do wystawiania faktur. Token wklejasz w MechanikPilot w Ustawieniach → KSeF.
Co jeśli KSeF nie działa?
Faktura czeka w kolejce, a serwer MechanikPilot ponawia wysyłkę co 5 minut. Na liście faktur widzisz, które czekają. Fakturę dla firmy przekaż klientowi, gdy dostanie numer KSeF.
Co jeśli KSeF odrzuci fakturę?
Przy fakturze zobaczysz komunikat KSeF, na przykład o błędnym NIP nabywcy. Poprawiasz dane klienta i klikasz „Wyślij ponownie do KSeF”. Do czasu przyjęcia faktura nie jest wystawiona w KSeF.
Czy mogę najpierw przetestować KSeF?
Tak. W MechanikPilot możesz wybrać środowisko testowe albo przedprodukcyjne (demo) Ministerstwa Finansów. Faktury wysłane tam nie mają mocy prawnej. Na produkcję przełączasz jednym kliknięciem.
Czy na fakturze jest mechanizm podzielonej płatności?
Tak, gdy jest wymagany: faktura dla firmy powyżej 15 000 zł brutto, na której jest choć jedna pozycja z załącznika nr 15 do ustawy o VAT (np. części samochodowe). Program dodaje dopisek „mechanizm podzielonej płatności” na wydruku i oznaczenie w pliku FA(3). Sama usługa naprawy nie jest w załączniku nr 15.
Gdzie są faktury, które wysłałem do KSeF?
W MechanikPilot przy każdej fakturze widzisz numer KSeF. W KSeF faktura jest dostępna dla Ciebie, Twojej księgowej i nabywcy. Plik FA(3) pobierzesz też z podglądu faktury i w eksporcie dla księgowej.
KSeF w warsztacie – za darmo
Załóż warsztat, przetestuj KSeF w środowisku testowym i przełącz na produkcję, gdy będziesz gotowy.